Vereinbarung über Auftragsbearbeitung

Allgemeine Bedingungen für Personendaten, die Torveno im Rahmen des Monitoring-Auftrags für Kunden bearbeitet.

1. Parteien und datenschutzrechtliche Rollen

Auftraggeber ist der im Angebot beziehungsweise in der Auftragsbestätigung bezeichnete Torveno-Kunde. Auftragsbearbeiter ist Nicolas Graf / Torveno, Dorfstrasse 45, 8494 Bauma, Schweiz.

Soweit Torveno Personendaten ausschliesslich im Auftrag des Kunden bearbeitet, handelt der Kunde als Verantwortlicher und Torveno als Auftragsbearbeiter im Sinne des Schweizer Datenschutzrechts. Der Kunde bleibt für die Rechtmässigkeit der zugrunde liegenden Datenbearbeitung und für die erteilten Weisungen verantwortlich.

Bearbeitet Torveno Daten für eigene Vertrags-, Abrechnungs-, Sicherheits-, Nachweis- oder Rechtszwecke, erfolgt diese Bearbeitung in eigener Verantwortlichkeit gemäss der Datenschutzerklärung.

2. Gegenstand, Zweck und Dauer der Auftragsbearbeitung

Gegenstand der Auftragsbearbeitung ist die technische Durchführung und Dokumentation autorisierter Formular- und Mailtests im Rahmen des Torveno Monitoring-Service.

Die Bearbeitung dient insbesondere der Ausführung des vereinbarten Testprofils, der Prüfung definierter Formular- und Mailabläufe, der Störungserkennung, Wiederholungsprüfung, Statuskommunikation, Entwarnung sowie der Bereitstellung von Monitoring-Historie, Fehlerdetails und Screenshots.

Die Auftragsbearbeitung dauert grundsätzlich so lange, wie Torveno die betreffenden Monitoring-Leistungen für den Kunden erbringt oder auftragsbezogene Daten aufgrund vereinbarter Nachweis-, Rückgabe- oder Löschprozesse noch verarbeitet.

3. Art der Personendaten

Torveno verwendet für die regulären Monitoring-Tests grundsätzlich synthetische und klar erkennbare Testdaten. Im Rahmen des Dienstes können dennoch insbesondere folgende Informationen bearbeitet werden:

• geschäftliche Kontakt- und Empfängeradressen,
• synthetische Formular-Testdaten und Test-IDs,
• technische Status-, Zeit-, Verbindungs- und Fehlermeldungen,
• Torveno-Kontrollkopien und automatisierte Bestätigungsmails aus Volltests,
• Screenshots des getesteten Formularablaufs,
• technische Protokoll- und Nachweisdaten.

Normale echte Kundenanfragen des Auftraggebers sollen nicht an Torveno kopiert werden. Gelangen solche Daten unbeabsichtigt zu Torveno, werden sie nicht für eigene Zwecke verwendet und nur soweit bearbeitet, wie dies zur technischen Klärung, Sicherheit, vertragsgemässen Unterstützung oder Löschung erforderlich ist.

4. Kategorien betroffener Personen

Betroffen sein können insbesondere Ansprechpartner und Mitarbeitende des Auftraggebers sowie – nur falls technisch unbeabsichtigt oder im konkreten Auftrag ausdrücklich erforderlich – weitere natürliche Personen, deren Daten in den überwachten Systemen, Formularen oder Testmails erscheinen.

5. Weisungsbindung und Zweckbegrenzung

Torveno bearbeitet auftragsbezogene Personendaten nur im Rahmen des vereinbarten Monitoring-Auftrags, der dokumentierten Konfiguration und der rechtmässigen Weisungen des Kunden, soweit keine gesetzliche Pflicht zu einer abweichenden Bearbeitung besteht.

Ist Torveno der Auffassung, dass eine Weisung gegen anwendbares Datenschutzrecht verstossen könnte, darf Torveno den Kunden darauf hinweisen und die betreffende Ausführung aussetzen, soweit dies zur Vermeidung einer rechtswidrigen Bearbeitung erforderlich ist.

Änderungen an Website, Formular, Mailweg oder Testablauf, welche die Datenbearbeitung wesentlich verändern, sollen vom Kunden rechtzeitig mitgeteilt werden.

6. Vertraulichkeit und Zugriffsberechtigung

Torveno stellt sicher, dass Personen mit Zugriff auf auftragsbezogene Personendaten zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer entsprechenden gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Zugriffe werden auf den für die Leistungserbringung erforderlichen Umfang beschränkt.

7. Datensicherheit

Torveno trifft dem Risiko angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz der auftragsbezogenen Personendaten. Dazu gehören insbesondere:

• Zugriffsbeschränkung auf berechtigte Personen und Systeme,
• geschützte Kundenkonten und Authentifizierung,
• verschlüsselte Datenübertragung über HTTPS/TLS,
• logische Trennung von Kunden- und Monitoring-Daten nach Kundenbezug,
• restriktive Berechtigungen für betriebsrelevante Konfigurations- und Geheimnisdateien,
• Backups und Wiederherstellungsverfahren,
• technische Protokollierung, Fehlerüberwachung und Monitoring,
• regelmässige Aktualisierung betriebsrelevanter Komponenten.

Die Massnahmen werden unter Berücksichtigung des Schutzbedarfs, des Risikos und der technischen Entwicklung überprüft und bei Bedarf angepasst.

8. Unterauftragsbearbeiter

Der Kunde erteilt Torveno eine allgemeine Genehmigung, erforderliche Unterauftragsbearbeiter für Hosting und Serverbetrieb, E-Mail-Infrastruktur, Datensicherung und weitere technische Betriebsleistungen einzusetzen. Torveno stellt sicher, dass Unterauftragsbearbeiter hinsichtlich der ihnen übertragenen Datenbearbeitung angemessenen Datenschutz- und Sicherheitsverpflichtungen unterliegen.

Wesentliche neue oder ersetzte Unterauftragsbearbeiter, die auftragsbezogene Personendaten bearbeiten, werden dem Kunden vor oder mit ihrem Einsatz in geeigneter Weise mitgeteilt. Der Kunde kann aus wichtigen datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen. Können die Parteien keine angemessene Lösung finden, kann die von der Änderung betroffene Leistung nach den vertraglichen Regelungen beendet werden.

Zahlungsdienstleister wie Stripe bearbeiten Zahlungs- und Abonnementdaten je nach konkreter Tätigkeit teilweise in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit. Soweit Stripe nicht als Auftragsbearbeiter von Torveno für die hier beschriebenen Monitoring-Daten handelt, ist Stripe nicht als Unterauftragsbearbeiter dieser Vereinbarung aufgeführt. Die Zahlungsdatenbearbeitung wird in der Datenschutzerklärung beschrieben.

9. Bekanntgabe und Bearbeitung im Ausland

Auftragsbezogene Personendaten können im Rahmen der beschriebenen Unterauftragsbearbeitung insbesondere in der Schweiz und in der Europäischen Union bearbeitet werden. Der derzeit verwendete Torveno-Serverstandort befindet sich in Frankreich.

Soweit eine auftragsbezogene Bekanntgabe in einen Staat erfolgt, für den kein vom Schweizer Recht anerkanntes angemessenes Datenschutzniveau besteht, sorgt Torveno – soweit erforderlich – für geeignete Garantien oder einen anderen gesetzlich zulässigen Transfermechanismus. Dazu können insbesondere anerkannte Standardvertragsklauseln gehören.

10. Unterstützung des Kunden

Torveno unterstützt den Kunden im angemessenen und technisch möglichen Umfang bei der Erfüllung datenschutzrechtlicher Pflichten, soweit diese die durch Torveno im Auftrag bearbeiteten Daten betreffen.

Dies kann insbesondere die Unterstützung bei Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs- oder Herausgabebegehren, bei der Klärung von Datensicherheitsvorfällen sowie bei der Bereitstellung von Informationen über die vereinbarte Datenbearbeitung und Sicherheitsmassnahmen umfassen.

Soweit eine Unterstützungsleistung erheblich über den üblichen Betrieb hinausgeht, können die Parteien eine angemessene Vergütung des zusätzlichen Aufwands vereinbaren.

11. Verletzungen der Datensicherheit

Stellt Torveno eine Verletzung der Datensicherheit fest, die auftragsbezogene Personendaten betrifft, informiert Torveno den Kunden ohne unangemessene Verzögerung mit den zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Informationen.

Die Mitteilung soll, soweit bekannt und sinnvoll, insbesondere Art und Umfang des Vorfalls, betroffene Daten beziehungsweise Systeme, bereits ergriffene oder geplante Gegenmassnahmen und verfügbare Kontaktinformationen enthalten. Der Kunde bleibt für die Prüfung eigener gesetzlicher Informations- oder Meldepflichten verantwortlich.

12. Anfragen betroffener Personen

Geht bei Torveno eine Anfrage einer betroffenen Person ein, die erkennbar Daten betrifft, welche Torveno ausschliesslich im Auftrag des Kunden bearbeitet, leitet Torveno die Anfrage grundsätzlich an den Kunden weiter oder stimmt das weitere Vorgehen mit ihm ab. Torveno beantwortet solche Anfragen nicht eigenmächtig im Namen des Kunden, soweit keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

13. Löschung, Rückgabe und Vertragsende

Nach Ende der Auftragsbearbeitung löscht oder gibt Torveno auftragsbezogene Personendaten entsprechend den vereinbarten und gesetzlichen Vorgaben zurück, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Sicherheits- beziehungsweise Nachweisgründe entgegenstehen.

Technisch bedingte Sicherungskopien können bis zu ihrer regulären Überschreibung beziehungsweise Löschung weiter bestehen, dürfen in dieser Zeit jedoch nicht für neue operative Zwecke verwendet werden.

Daten, die Torveno in eigener Verantwortlichkeit für Vertrags-, Rechnungs-, Sicherheits- oder Rechtszwecke bearbeitet, richten sich hinsichtlich ihrer Aufbewahrung nach der Datenschutzerklärung und den anwendbaren gesetzlichen Pflichten.

14. Nachweis- und Kontrollrechte

Torveno stellt dem Kunden auf angemessene Anfrage Informationen zur Verfügung, die erforderlich sind, um die Einhaltung dieser Vereinbarung hinsichtlich der auftragsbezogenen Bearbeitung zu beurteilen.

Kontrollen, Audits oder weitergehende Nachweise sind vorgängig zu koordinieren und unter angemessener Berücksichtigung von Vertraulichkeit, Informationssicherheit, Betriebsstabilität, Rechten anderer Kunden und Verhältnismässigkeit durchzuführen. Vorhandene geeignete Nachweise können an die Stelle einer Vor-Ort-Kontrolle treten, soweit sie für den Prüfzweck ausreichen.

15. Verhältnis zu weiteren Vertragsunterlagen

Diese Vereinbarung ergänzt die AGB, die Leistungsbeschreibung und das individuelle Angebot beziehungsweise die Auftragsbestätigung. Soweit sich Regelungen ausschliesslich auf die Auftragsbearbeitung von Personendaten beziehen, geht diese Vereinbarung allgemeinen Regelungen vor. Individuelle Vereinbarungen zwischen den Parteien bleiben vorbehalten.

16. Laufzeit und Änderungen

Diese Vereinbarung gilt für die Dauer derjenigen Torveno-Leistungen, in deren Rahmen Torveno Personendaten im Auftrag des Kunden bearbeitet. Pflichten, die ihrem Zweck nach über das Vertragsende hinaus gelten müssen, insbesondere Vertraulichkeits-, Löschungs- und Nachweispflichten, bleiben im erforderlichen Umfang bestehen.

Torveno kann diese allgemeine Fassung anpassen, wenn sich die Datenbearbeitung, eingesetzte Unterauftragsbearbeiter, technische Schutzmassnahmen oder rechtliche Anforderungen ändern. Für bestehende Vertragsverhältnisse gelten die vertraglich einbezogenen Änderungsregelungen.

Stand: 11.08.2026